Retningslinjer for offentliggørelse af billeder og film

Vejle Kommune offentliggør udelukkende billeder eller film med identificerbare personer, hvis der er et behandlingsgrundlag (hjemmel) for offentliggørelsen. 

Vejle Kommune har behandlingsgrundlag til at offentliggøre et billede med genkendelige personer, hvis ét af følgende forhold gør sig gældende:

• Offentliggørelse af billede eller film er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse.

• Offentliggørelse af billedet henhører under offentlig myndighedsudøvelse.

• Personen på billede eller film har givet samtykke til offentliggørelse.

Offentliggørelse kan finde sted på hjemmeside, intranet, sociale medier, i trykte medier, bannere, postkort mv.

Vejle Kommune kan offentliggøre et billede eller en film med identificerbare personer, hvis offentliggørelsen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse, eller hvis billede eller film henhører under offentlig myndighedsudøvelse. 

For at afgøre om billede eller film falder inden for disse kategorier, er det nødvendigt med en vurdering af billedets og filmens karakter.

Vejle Kommune lægger her vægt på, at de billeder og film, som offentliggøres på baggrund af samfundsinteresse eller myndighedsudøvelse, fortæller borgerne om kommunens drift og udvikling. Dertil kan der være tale om billeder og film, som giver borgerne et indblik i de folkevalgte politikeres arbejde, samt giver borgerne mulighed for at følge med i kommunale begivenheder.

På baggrund af ovenstående vil følgende kategorier af billeder og film kunne offentliggøres med behandlingsgrundlag i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse:

• Billeder og film i forbindelse med større offentlige arrangementer i Vejle Kommune.

• Billeder og film i forbindelse med arrangementer, hvor borgmesteren eller andre politikere er til stede.

• Billeder og film i forbindelse med indvielses- og åbningsarrangementer.

• Billeder og film i forbindelse med begivenheder der har lokal- og nationalhistorisk interesse.

• Billeder og film i forbindelse med kommunal drift og udvikling i institutioner, foreninger og i bybilledet generelt.

Vejle Kommune kan offentliggøre billede eller film, hvis offentliggørelsen beror på samtykke. Det betyder, at personen på billede eller film har givet lov til offentliggørelse. Personen kan kun give lov, hvis denne er 13 år eller ældre. Hvis personen er yngre, skal værgen give tilladelsen.

Når offentliggørelse sker på baggrund af samtykke, skal samtykket leve op til de krav, der findes i databeskyttelsesforordningen. Det helt grundlæggende krav til samtykket er, at det skal være indgået frivilligt og på oplyst grundlag. Det vil altså sige, at den person, som giver samtykke, ved, hvad han/hun giver samtykke til. Borgeren skal således ved indhentelse af samtykke have præcis og letforståelig information om formålet med det konkrete billede eller film. 

I de tilfælde hvor Vejle Kommune ønsker at offentliggøre billeder og film på flere forskellige platforme, skal borgeren have mulighed for at vælge, hvilke platforme borgeren ønsker at give samtykke til. Borgeren skal desuden altid have information om, at samtykket til enhver tid kan trækkes tilbage, og hvis samtykket trækkes tilbage, skal Vejle Kommune til enhver tid fjerne billede eller film.

Ønskes samtykket trukket tilbage skal borgeren blot sende en mail til post@vejle.dk. Så fjerner Vejle Kommune billedet eller videoen hurtigst muligt.

Samtykket kan kun trækkes tilbage fremadrettet. Hvis fotoet er brugt i trykt materiale, kan fotoet først fjernes ved genoptryk.

Vurderingen af hvorvidt Vejle Kommune skal indhente samtykke beror på, om den pågældende situation er sårbar eller ej.  Hvis en borger er i en sårbar situation, skal kommunen altid indhente samtykke for at kunne offentliggøre billede eller film. 

Vejle Kommune skal altid kunne dokumentere, hvis der er et samtykke. Der findes dog ingen formkrav til samtykke i persondataforordningen, og derfor kan samtykke både være skriftligt eller en filmoptagelse/lydoptagelse af den pågældende person, hvori denne giver samtykke. 

Vejle Kommune gemmer alle indhentede samtykkeerklæringer i kommunens billedarkiv.

Selv om Vejle Kommune har et behandlingsgrundlag for en offentliggørelse, vil kommunen altid lave en konkret vurdering af det enkelte billede eller film, inden en offentliggørelse kan finde sted. I vurderingen er det afgørende, at de personer, der indgår i billede eller film, ikke med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. 

Vejle Kommune tager hensyn til børn og sårbare borgere. Dertil vil kommunen i vurderingen af billedet se på, hvilke eventuelle indvirkninger eller konsekvenser en offentliggørelse kan have for de borgere, der er på billede eller film.

Det følger af databeskyttelsesforordningen, at personen på billede eller film har ret til at vide, når oplysninger om ham/hende bliver behandlet. Vejle Kommune skal derfor altid sørge for, at de borgere, der er med på billede eller film, er vidende om, at kommunen vil offentliggøre disse. På den måde har personerne mulighed for at reagere, hvis de ønsker at gøre indsigelse.

Hvis behandlingsgrundlaget for offentliggørelse er samtykke, vil Vejle Kommune oplyse personer på billede eller film samtidig med, at borgerne giver samtykke. 

Hvis behandlingsgrundlaget for offentliggørelse er af hensyn til en opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse, vil Vejle Kommune for så vidt muligt oplyse mundtligt, når det drejer sig om små forsamlinger. Hvis det er store arrangementer, hvor mange mennesker er samlet, vil oplysningen ske via tilmelding, opslåede plakater ved indgangspartier eller på kommunens hjemmeside og facebookside. 

​​​​​​​Det følger af databeskyttelsesforordningen, at enhver person, der behandles følsomme personoplysninger om, har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen. 

Vejle Kommune offentliggør som tidligere nævnt kun billeder og film, hvor der er et behandlingsgrundlag, og hvor kommunen vurderer, at personerne på billedet ikke bliver udstillet. Hvis en borger alligevel ønsker at gøre indsigelse mod offentliggørelse af billede eller film og ønsker det slettet, så vil Vejle Kommune lave en konkret vurdering af indsigelsen.

Alle indsigelser journaliseres i kommunens sagsbehandlingssystem, og hvis kommunen ikke ønsker at imødekomme indsigelsen, skal afslag på indsigelsen dokumenteres.