Medlemmer af et ansættelsesudvalg og medarbejdere, der har med rekruttering at gøre, har tavshedspligt jf. Forvaltningsloven.
Hvad må man fortælle til hvem?
- Medlemmer af ansættelsesudvalg har forpligtelse til at vide, hvad man må sige og til hvem.
- Udvalgsmedlemmerne må diskutere ansøgere med andre medlemmer af udvalget.
- Udvalgsmedlemmer må ikke diskutere konkrete ansøgere med andre uden for udvalget, f.eks. kolleger i de berørte afdelinger.
- Ingen andre end ansættelsesudvalgets medlemmer må se ansøgningerne eller gennem udvalgsmedlemmer få at vide, hvem der har søgt hvilke stillinger.
- Ansøger skal kunne søge en stilling, uden arbejdsgiver (eller andre) finder ud af det ad omveje. Ansøger er på den måde ”herre” over personlige informationer.
- Ansøger har ret til at få aktindsigt i, hvordan egen ansøgning bliver vurderet. Det betyder, at ansøger gerne må få informationer om antallet af ansøgere og hvorvidt vedkommende er indstillet til en konkret stilling, men ikke hvordan andre ansøgere er stillet.
- Når ansættelsesrunden er afsluttet, er der offentlighed om, hvem der er blevet ansat hvor. Til gengæld er der fortrolighed om, hvem der søgte, men ikke blev ansat.
- Udvalgsmedlemmer, som har adgang til ansøgninger via privat computer, må ikke kopiere eller opbevare ansøgningerne i egen computer uden samtykke fra ansøger jf. Persondataloven i henhold til kapitel 4, som omhandler behandling af oplysninger § 5 og § 6.
Efter samtalen - makulering af evt. papirmaterialer
Når samtalerne er slut, er det ansættelsesudvalgets ansvar, at sørge for indsamling og makulering af papirmateriale, der indeholder ansøgernes navn og lignende oplysninger.
Det er vigtigt at alt materialet makuleres. Den valgte kandidats ansøgning, cv, mv. hentes fra e-rekrutteringssystemet og lægges på den nyoprettede personalesag, sammen med samtykkeerklæringen til at indhente referencer.
Hvorfor er tavshedspligten vigtig?
Ansøgere har krav på at blive behandlet med respekt, og tavshedspligten er vigtig for at begrænse rygter og sladder. Ansøger skal have konkret besked på, hvorvidt ansøger er ansat eller ej.
Det må anses for brud på tavshedspligten, hvis personer uden for ansættelsesudvalget får kendskab til informationer om ansøgninger, uden ansøgers samtykke.
Udvalgsmedlemmer er under straffeansvar, dvs. brud på tavshedspligten kan straffes jf. Straffeloven kapitel 16, som omhandler forbrydelser i offentlig tjeneste eller hverv m.v. § 152 i form af bøder og fængsel.
Dette er et signal om, at tavshedspligten skal tages meget alvorligt.
Efter samtalen - makulering af evt. papirmaterialer
Når samtalerne er slut, er det ansættelsesudvalgets ansvar, at sørge for indsamling og makulering af papirmateriale, der indeholder ansøgernes navn og lignende oplysninger.
Det er vigtigt at alt materialet makuleres. Den valgte kandidats ansøgning, cv, mv. hentes fra HR manager og lægges på den nyoprettede personalesag, sammen med samtykkeerklæringen til indhentelse af referencer.