Vedtægter for Borgerrådgiver

§ 1. Vejle Byråd har etableret en borgerrådgiverfunktion, som er forankret under
Vejle Byråd og er uafhængig af kommunens udvalg og forvaltning.

Stk. 2. Borgerrådgiverfunktionen ledes af borgerrådgiveren.
Stk. 3. Funktionen er reguleret efter § 65 e i lov om kommunernes styrelse og i kommunens styrelsesvedtægt.

§ 2. Borgerrådgiverens opgaver, kompetence og bemyndigelse er beskrevet i denne vedtægt.

§ 3. Formålet med borgerrådgiveren er at styrke dialogen mellem borgerne og Vejle Kommune samt at bidrage til sikring af borgernes retssikkerhed i forbindelse med kommunens sagsbehandling og faktiske forvaltningsvirksomhed.

Stk. 2. Borgerrådgiveren skal gøre det lettere for borgere, brugere og erhvervsdrivende at rette henvendelse vedrørende forhold i Vejle Kommune.

Stk. 3. Borgerrådgiveren skal gennem tillidsbaseret samarbejde og sparring med forvaltningerne bidrage til, at henvendelser bruges konstruktivt til forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening.

§ 4. Byrådet ansætter og afskediger borgerrådgiveren og fastsætter de nærmere regler for dennes virksomhed.

Stk. 2. Byrådets administrative ledelsesopgaver delegeres til Kultur- og Sundhedsdirektøren.

Stk. 3. Sager fra borgerrådgiveren forelægges Økonomiudvalget inden behandling i byrådet.

§ 5. Borgerrådgiveren er uafhængig af Økonomiudvalget, de stående udvalg, borgmesteren, og forvaltningerne.

Stk. 2. Borgerrådgiveren refererer til Vejle Byråd ved udførelsen af borgerrådgiverfunktionen, men fungerer i udøvelsen af sit hverv uafhængigt. Vejle Byråd kan dog pålægge borgerrådgiveren at gennemføre undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder.

§ 6. Borgerrådgiveren afgiver en årlig beretning til Vejle Byråd der offentliggøres. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse komme med forslag og anbefalinger til Vejle Byråd og forvaltningerne.

§ 7. Borgerrådgiverens virksomhed omfatter Økonomiudvalget og de stående udvalg, borgmesteren i sin egenskab af kommunens øverste administrative leder, og forvaltningerne, herunder institutioner, virksomheder og tjenestesteder, der er omfattet af Vejle Byråds virksomhed.

Stk. 2. Borgerrådgiveren behandler klager over den formelle sagsbehandling (lovmæssige sagsbehandlingsregler, vedtagne retningslinjer og god forvaltningsskik). Borgerrådgiveren kan ikke behandle klager over det faglige indhold i afgørelser (afslag, bevillinger, forbud, tilladelser m.v.).

Stk. 3. Borgerrådgiveren kan i forhold til organerne nævnt i stk. 1 behandle henvendelser mv. vedrørende:

• sagsbehandling
• personalets adfærd
• udførelsen af praktiske opgaver (faktisk forvaltningsvirksomhed)

Stk. 4. Borgerrådgiveren kan ikke træffe afgørelser eller ændre afgørelser.

Borgerrådgiveren kan ikke behandle henvendelser mv. vedrørende:

• Det politisk vedtagne serviceniveau
• Spørgsmål vedrørende kommunens personale- og ansættelsesforhold
• Spørgsmål, der kan indbringes for lovhjemlede klageorganer
• Spørgsmål, der er indbragt for det kommunale tilsyn, Folketingets ombudsmand eller domstolene
• Forhold, som Vejle Byråd, Økonomiudvalg eller de stående udvalg har behandlet og taget stilling til.

Stk. 5. Borgerrådgiveren må endvidere afvise at behandle forhold, som har været bedømt af Vejle Byråd, Økonomiudvalget eller de stående udvalg.

§ 8. Borgerrådgiverens faste opgaver består i at bistå borgere mv., der er utilfredse med Vejle Kommunes handlinger og undladelser herunder ved:

• at finde vej i den kommunale organisation
• at rådgive og vejlede i relation til konkrete henvendelser
• at yde vejledning i klagesystemet
• at yde hjælp til forståelse af breve fra kommunen, herunder afgørelser mv.
• at få genskabt dialogen med kommunen
• at tilbyde mægling i sager, hvor dette antages at kunne løse konflikter mellem den respektive forvaltning og borgeren mv.

§ 9. Borgerrådgiveren har løbende dialog med forvaltningerne om behov og muligheder for forbedringer af kommunens sagsbehandling mv. og orienterer forvaltningerne om sine overordnede konstateringer.

§ 10. Henvendelser til borgerrådgiveren kan rettes af enhver, der har individuel, væsentlig interesse i en sag om forhold vedrørende Vejle Kommune.

§ 11. Borgerrådgiveren afgør selv, om en henvendelse giver grundlag for en undersøgelse, og hvilke dele af henvendelsen undersøgelsen skal omfatte.

§ 12. Henvendelsen skal rettes senest 1 år efter, at forholdet er begået.
Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i særlige tilfælde se bort fra overskridelse af fristen i stk. 1, hvis:

• henvendelsen fortsat har fornøden retlig interesse for borgeren
• det er muligt at få sagen tilstrækkeligt oplyst
• en undersøgelse af sagen konkret eller generelt kan bidrage til en forbedring af den aktuelle sagsbehandling i kommunen, herunder ved at sætte fokus på relevante forvaltningsretlige regler og principper.

§ 13. Borgerrådgiveren skal inden for lovgivningens rammer respektere borgerens anonymitet, hvis borgeren fremsætter begæring herom. Borgerrådgiveren må i sådanne tilfælde afholde sig fra at gennemføre undersøgelser i anledning af det oplyste undtagen i helt særlige tilfælde, f.eks. hvor oplysningerne giver mistanke om grove eller væsentlige fejl, der berører en bredere kreds af personer.

§ 14. Borgerrådgiveren kan, efter godkendelse af Byrådet, gennemføre generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder (egen drift undersøgelser), med henblik på at kvalificere kommunens sagsbehandling.

§ 15. Borgerrådgiveren kan udføre sit arbejde frit og uformelt, hvor situationen tillader det, blandt andet af hensyn til at sænke sagsbehandlingstiden for borgerrådgiveren.

§ 16. Forvaltninger mv., der er omfattet af borgerrådgiverens virksomhed, er forpligtet til at meddele borgerrådgiveren de oplysninger samt udlevere de dokumenter mv., som forlanges af borgerrådgiveren.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan afkræve forvaltningerne mv., der er omfattet af borgerrådgiverens virksomhed, skriftlige udtalelser. Den enkelte forvaltning kan beslutte, at underordnede enheder inden for forvaltningens område kan besvare borgerrådgiverens henvendelser på forvaltningens vegne.

§ 17. Forvaltningerne skal besvare borgerrådgiverens henvendelser inden tre uger, medmindre borgerrådgiveren fastsætter en længere frist.

Stk. 2. Hvis den enkelte forvaltning ikke kan nå at svare inden den fastsatte frist, skal forvaltningen orientere borgerrådgiveren om dette samt baggrunden herfor og oplyse, hvornår forvaltningen forventer at kunne svare.

§ 18. Borgerrådgiveren skal i konkrete og generelle sager medvirke til at forbedre forholdene for borgerne i Vejle Kommune. Borgerrådgiveren kan i denne forbindelse yde konsultativ bistand til forvaltningerne og medarbejdere i kommunen, herunder ved:

• at sikre tilbagemelding til kommunen om sine overordnede konstateringer, jf. § 6
• at tilbyde undervisning til medarbejdere i kommunen, gerne i samarbejde med forvaltningerne
• at yde vejledning om spørgsmål vedrørende sagsbehandling og forvaltningsret mv.
• at yde bistand i forbindelse med projekter og lignende til forbedring af kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne
• på anden måde at bidrage til konstruktive, fremadrettede initiativer, der kan forbedre sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne.

§ 19. Borgerrådgiveren og forvaltningerne samarbejder så vidt muligt om de henvendelser, som borgerrådgiveren får, med henblik på at opnå læring og effektiv udnyttelse af ressourcerne.

Stk. 2. Borgerrådgiveren og forvaltningen indgår dialog om, hvordan læring bedst muligt opnås.

§ 20. Borgerrådgiveren skal vurdere, om Vejle Kommune har handlet i strid med gældende ret eller på anden måde har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser, herunder tilsidesat principperne for god forvaltningsskik.

§ 21. Borgerrådgiveren kan udtale sin opfattelse af en sag eller et sagsområde. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse udtale kritik, fremkomme med forslag, anbefalinger eller henstillinger.

Stk. 2. Borgerrådgiverens udtalelser er ikke bindende for forvaltningerne, men en forvaltning skal meddele borgerrådgiveren, hvis en anbefaling eller en henstilling ikke bliver fulgt af forvaltningen. Borgerrådgiveren kan i sådanne tilfælde orientere Direktionen, det respektive stående udvalg, eller Vejle Byråd om forholdet.

Stk. 3. Såfremt borgerrådgiverens undersøgelse af en sag viser, at der i kommunen må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning, skal borgerrådgiveren orientere den pågældende forvaltning og give meddelelse om sagen til Vejle Byråd.

§ 22. Uoverensstemmelser mellem borger og en forvaltning skal søges løst mellem disse, inden borgerrådgiveren kan tage stilling til dem.

Stk. 2. Borgerrådgiveren må ikke udtale kritik, afgive henstilling mv., før vedkommende forvaltning mv. i kommunen har haft lejlighed til at udtale sig. Borgerrådgiveren oversender derfor som udgangspunkt en konkret klage til besvarelse i den relevante forvaltning m.v., hvis klagen ikke har været forelagt der, inden henvendelsen til borgerrådgiveren.

Stk. 3. Hvis en henvendelse ikke giver borgerrådgiveren anledning til kritik, henstilling mv., kan sagen afsluttes, uden at borgerrådgiveren forinden forelægger henvendelsen til udtalelse for vedkommende forvaltning mv.

§ 23. Borgerrådgiveren har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, som borgerrådgiveren bliver bekendt med i sit virke.

Stk. 2. Borgerrådgiverens arbejde er underlagt størst mulig åbenhed med de begrænsninger, der følger af lovgivningen. Borgerrådgiverens beretning offentliggøres efter byrådets godkendelse.