RoboRef i interne møder
Til dig, der er ansat i Vejle Kommune og som skal deltage i et møde, hvor RoboRef anvendes.
Vejle Kommune anvender RoboRef til at hjælpe med at skrive referater af samtaler og møder. RoboRef er et program, der ved hjælp af kunstig intelligens (AI) skaber et udkast til referatet baseret på en lydoptagelse af samtalen.
Hvad er RoboRef?
RoboRef er et digitalt værktøj, der understøtter og assisterer den person, der skriver referatet, ved at lette arbejdet og sikre en præcis og objektiv gengivelse af samtalen. RoboRef laver et udkast til referat, som referenten derefter kvalitetssikrer og færdiggør.
Samtalen eller mødet, du deltager i, bliver optaget, og lydoptagelsen omdannes til tekst via en tale-til-tekst algoritme. Efter transskribering skabes et udkast til referat ved hjælp af en sprogmodel.
Hvad sker der med optagelserne?
Lydoptagelsen slettes samtidig med, at transskriberingen gennemføres. Transskriberingen slettes efter en nærmere fastsat slettefrist, senest inden for 30 dage (for sygefraværssamtaler er det 10 dage).
Der er ingen mulighed for at gendanne hverken lydoptagelsen eller transskriberingen, når referatet er afsluttet i RoboRef-platformen. Vejle Kommune har heller ikke adgang til filerne eller mulighed for at genskabe dem.
Hvilke oplysninger behandler vi?
I forbindelse med samtaler og møder, hvor RoboRef anvendes, behandler vi almindelige personoplysninger om dig, såsom dit navn, og følsomme oplysninger i form af din stemme.
Ved deltagelse i sygefraværssamtaler behandler vi også følsomme personoplysninger om dig, i det omfang de nævnes under samtalen. Behandlingen omfatter både lydoptagelsen og den efterfølgende transskribering.
Det endelige referat
Før referatet bliver endeligt, skal det gennemgås og kvalificeres. Ansvar for det endelige referat ligger hos den person, der udarbejder det. Dokumentet med referatet bliver journaliseret som normalt i det eksisterende system, ikke i RoboRef.
Sådan bruger vi RoboRef
Vi benytter RoboRef i alle typer møder og samtaler, både med fysisk tilstedeværelse og online-møder.
Oplysning til bisidder om RoboRef
Hvis du som medarbejder har en bisidder med til samtalen, forventes det, at du selv informerer bisidderen om anvendelsen af RoboRef. Her kan du bruge vores postkort, som du finder her (PDF).
Ovenstående information udgør et supplement, og der henvises til Vejle Kommunes Delpolitik om behandling og beskyttelse af de ansattes personoplysninger, som du har modtaget sammen med dit ansættelsesbrev.