RoboRef i Familieafdelingen, Børn og Unge
Til dig der deltager i et møde i Familieafdelingen, Børn og Unge.
Hvad er RoboRef?
RoboRef er et computerprogram, som vi bruger til at skrive referater af samtaler og møder. RoboRef er et program, der ved hjælp af kunstig intelligens laver et udkast til et referat ud fra en lydoptagelse.
Ved at benytte RoboRef letter vi arbejdet for den person, der skriver referatet. Samtidig sikrer vi en præcis og objektiv gengivelse af samtalen. RoboRef laver et udkast til referat, som referenten derefter kvalitetssikrer og færdiggør.
Sådan hjælper RoboRef
RoboRef er et digitalt værktøj, som letter arbejdet for dem, der skriver referater. Det gør det nemmere at lave en præcis og objektiv gengivelse af mødet. Den person, der skriver referat af mødet, kan ved hjælp af RoboRef være mere fokuseret under samtalen og efterfølgende bruge mindre tid på referatskrivning, hvorved der frigøres ressourcer til andre opgaver.
Hvordan virker RoboRef?
Når du deltager i en samtale eller et møde, bliver lyden optaget. Denne lydoptagelse bliver omdannet til tekst ved hjælp af en tale-til-tekst-algoritme (transskribering).
Herefter laver programmet et udkast til referatet.
Hvilke oplysninger behandler vi?
I forbindelse med samtaler og møder, hvor RoboRef anvendes, behandler vi almindelige personoplysninger om dig, såsom dit navn, og følsomme oplysninger i form af din stemme. Der kan derudover forekomme behandling af følsomme personoplysninger, hvis dette nævnes under mødet.
Hvad sker der med optagelserne?
Når udkastet til referatet er lavet, slettes lydoptagelsen. Når udkastet er godkendt, slettes også transskriberingen. Ingen kan gendanne hverken lydoptagelsen eller transskriberingen, når referatet er færdigt og godkendt. Vejle Kommune har heller ikke adgang til filerne eller mulighed for at genskabe dem.
Det endelige referat
Før referatet bliver endeligt, skal det gennemgås og kvalificeres. Ansvaret for det endelige referat ligger hos den person, der udarbejder det. Dokumentet med referatet bliver journaliseret som normalt i det eksisterende system, ikke i RoboRef.
Sådan bruger vi RoboRef
Vi benytter RoboRef i alle typer møder og samtaler, både med fysisk tilstedeværelse og online-møder.
Du har altid mulighed for at frabede dig brugen af RoboRef i dine møder og samtaler med Vejle Kommune.