Administrativ medarbejder til skoleområdet i Uddannelse & Læring

Har du lyst til at arbejde med spændende og varierede administrative opgaver i et fagområde med stor betydning for børn og unge, og har du samtidig erfaring med administrative opgaver på skoleområdet, er det måske dig, vi søger.

Hvem er vi?

Stillingen som administrativ medarbejder er placeret i Sekretariat & Plan. Sekretariat & Plan er en afdeling i Uddannelse & Læring under Børne- og Ungeforvaltningen. Uddannelse & Læring rummer en række uddannelsesinstitutioner og funktioner, hvor skoleområdet med 28 skoler er det største område.

I Sekretariat & Plan arbejder vi hver dag for at understøtte skoler og institutioner i at lykkes med kerneopgaven: At bidrage til mest mulig læring, trivsel og dannelse for vores målgruppe: børn, unge og voksne.

I Uddannelse & Læring har vi en stærk tradition for tæt samarbejde mellem skoler, institutioner og forvaltning – både i forhold til drift og udvikling. Sammen arbejder vi for at skabe deltagelse for alle børn og unge i stærke og udviklende fællesskaber.

I Sekretariat & Plan løser vi en bred portefølje af opgaver – fra administrative opgaver og sagsbehandling til planlægning af strategisk og pædagogisk udvikling.

Dine opgaver

• En stor del af dine opgaver handler om elevadministration samt opgaver, som på forskellig vis kræver anvendelse af elevadministrationssystemet TEA - herunder
  • tovholder på indskrivning af elever til børnehaveklasse. Hvilket omfatter forberedelse og udsendelse af materiale til indskrivning, sparring med forældre, børnehave og skole ved anmodninger omkring udsat eller tidlig skolestart, klassedannelse, digital oprettelse af elevmapper m.m.,
  • kontrol af privat-, fri- og efterskoleelever i TEA,
  • support til skolerne på Elevadministrationssystemet TEA.
• Befordringsopgaver - herunder
  • håndtering af sager/henvendelser om buskort, sygekørsel og kørsel til specialtilbud,
  • håndtering af sager/henvendelser om trafikfarlige veje i samarbejde med vejmyndighed,
  • sende opkrævning og lave budgetopfølgning på befordring.
• Fremstilling af data hentet i TEA til aktindsigter.
• Bidrage til implementering af nye arbejdsgange og digitale løsninger.
• Deltage i udviklingsopgaver og optimering af administrative processer.
• Løse ad hoc-opgaver i sekretariatet. 

Din profil

Du har en administrativ baggrund og gerne erfaring med administrative opgaver på skoleområdet i forbindelse med indskrivning og befordring.

• Du er vant til og fortrolig med at arbejde i et elevadministrativt system – gerne TEA - og kan hurtigt træde ind som support og sparringspartner for kolleger i brugen af systemet.
• Det er en fordel, hvis du i forvejen har kendskab til lovgivning og retningslinjer på skoleområdet fx vedr. befordring og skoleindskrivning – eller du formår at sætte dig ind i lovgivning, retningslinjer og principperne, og det forekommer dig naturligt at arbejde med afsæt heri.
• Du trives i rollen med borgerkontakt og formår at skabe en konstruktiv dialog – også når henvendelserne er udfordrende.
• Du er god til skriftlig kommunikation, når du fx besvarer borgerhenvendelser, udsender afgørelser vedr. befordring, i din kommunikation med skolerne m.v.
• Du er udadvendt og servicemindet, og dit samarbejde er kendetegnet ved ordentlighed og respekt.
• Du er struktureret, vedholdende og følger op.
• Du er fleksibel og god til at have flere bolde i luften ad gangen.
• Du har et godt humør og en lethed i din omgang med andre.

Vi tilbyder

En varieret hverdag med mange berøringsflader til både skoler, samarbejdspartnere i forvaltningen og med borgere.

• Et velfungerende sekretariat med 15 medarbejdere herunder et administrativt team på 6 personer.
• En arbejdsplads, hvor der er en høj grad af vilje og professionalitet til at løse opgaver og udfordringer på tværs af afdelinger og fagligheder.
• Mulighed for at præge og udvikle administrative arbejdsgange.
• En arbejdsplads med højt til loftet og gode muligheder for at udfordre og selv blive udfordret.
• En arbejdsplads, der er præget af lethed og humor.
• En arbejdsplads, hvor din trivsel og udvikling er vigtig.
• Et uformelt arbejdsmiljø med gode kolleger, hvor vi hjælper hinanden.
• Oplæring og mentorordning fra 1. – 15. august med den nuværende medarbejder i stillingen, som går på efterløn. 

Ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst. Der er tale om en fast fuldtidsstilling med tiltrædelse den 1. august 2026.

Ansøgningsfrist

Vi skal have din ansøgning senest 7. juni 2026. Vi holder ansættelsessamtaler den 15. juni 2026.

Vil du vide mere?

Eventuelle spørgsmål kan rettes til afdelingsleder for Sekretariat & Plan Kim Ledel på mail kimle@vejle.dk eller tlf. 6177 7179.

Attester

Vi indhenter børneattest og offentlig straffeattest.

Send din ansøgning

Vi foretrækker, at du søger stillingen online ved at bruge knappen ”Send ansøgning”. Husk at vedhæfte din ansøgning og CV samt andre relevante bilag.

Når du har sendt ansøgningen, modtager du en e-mail som kvittering.

Vær opmærksom på, at mailen kan være placeret i din mappe Uønsket post.

Vejle Kommune opfordrer alle til at søge stillingen uanset køn, alder, etnisk baggrund, handicap m.v.

Overvejer du at flytte til Vejle? Så kan du få hjælp til bosætning. Se mere på www.vejle.dk/tilflytter.